HALLITUKSEN KOKOUS 6/2002 PÖYTÄKIRJA Aika lauantai 7.12.2002 klo 16 Paikka Helsingin messukeskus, Hesburger Läsnä 1/02 2/02 3/02 4/02 5/02 6/02 Tiitola Petri, pj. - - x x x x Seppä Mikko, vpj. x - - x - - Forsman Jyrki - - x x - - Heinonen Matti x x x x x x Kapanen Jorma x - - x - x Kempe Riitta,siht. x x x x x x Kärkkäinen Juha x x x - - x Laitinen Ari - - x x x x Lappalainen Aki - - x - - - Mäntylä Jarmo x x x - - x Syrjänen Pekka - - x x x - Virtanen Juha - - - x x x 1.1.-26.5.02 asti Puolakka Pekka, pj.x - Vainio Kalevi, vpj.x x Kettumäki Kati - - Kousa Vesa x - Mattila Harri - - Toivonen Paula x x 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16.25. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Liittohallituksen kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai hänen estyneenä olleessaan varapuheen- johtaja ja hänen lisäkseen vähintään puolet hallituksen jäsenistä on saapuvilla. Kokous todettiin päätös- valtaiseksi. 3. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Juha Virtanen ja Jarmo Mäntylä. 4. Edellisten kokousten 4/2002 ja 5/2002 pöytäkirjojen hyväksyminen Todettiin, että pöytäkirjaa 4/2002 ei ollut toimitettu pyynnöistä huolimatta hallituksen tarkastettavaksi. Hyväksyttiin pöytäkirja 5/2002. 5. Kansainvälinen toiminta Todettiin, että Eurooppa-cupin kausi pitenee. Eurooppa-cupin osakilpailuja voidaan järjestää kaudesta 2002-2003 lähtien joulukuun 14. päivän ja huhtikuun 16. päivän välisenä aikana. ESDRA:n Suomen aloitteesta tekemä säätömuutos mahdollisti sen, että Hossa matkailuyrittäjien järjestämä Uuden Vuoden kilpailu (31.12.2002-1.1.2003) hyväksyttiin Eurooppa-Cupin osakilpailuksi. 6. EM 2003 VUL:n vakuutusten voimassaolo ja kattavuus EM-kilpailujen osalta. Vakuutusyhtiö Pohjolan antaman vastauksen mukaan Tupla- Turva vakuutus on riittävä, jos kisajärjestäjät eivät katso aiheelliseksi hankkia jotain toisia vakuutuksia. Tupla-Turva vakuutus kattaa toiminnanvastuun sekä vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturman. Toiminnanvastuu- vakuutuksen korvauksen yläraja on 1 Miljoona euroa. Eeva- Liisa Aunio selvittää vielä tapahtuman keskeytymiseen tai Force Major tilanteisiin (esim. huonot sääolosuhteet) liittyvien vakuutusten hinnat, koska ne eivät sisälly Pohjolan Tupla-Turva vakuutukseen. Kilpailujen järjestä- jien on hyvä selvittää myös irtaimiston tai laitteistojen osalta vakuutusten voimassaolo ja kattavuus. EM-kilpailujen televisiointi Eeva-Liisa Aunio ottaa yhteyttä TV2:n urheilutoimitukseen, Sportmagasinet ja Hot Sport ym. urheiluohjelmien toimituksiin. Televisiointiaikaa haettaessa kannattaa Heino Jääskeläisen mukaan painottaa Iisalmessa pidettäviä hiihdon vuoden 2004 SM-kilpailuja, jotka tullaan televisioimaan. Valjakkohiihdon EM-kilpailut tarjoavat urheiluohjelmien ohjaajille hyvän mahdollisuuden kar- toittaa alustavasi hiidon SM-maastojen kuvausolosuhteita ja vaatimuksia. Ari Laitinen tiedusteli Urheiluruudun toimittajalta ohjelman toimitusperiaatteita. Tammi- ja helmikuun vaihteessa urheiluruudun toimitus tietää tarkemmin talven urheilutarjonnan, mutta ohjelmien teko varmistuu vasta aina viikon alussa, joten varmaa televisiointitakuuta Urheiluruudussa ei esim. sponsoreille voi luvata. EM-kilpailujen järjestämistä koskevat yhteistyösopimukset (liite 1) Iisalmen valjakkourheilijat haluavat vielä muokata yhteistyösopimusta. Ongelmana on ESDRA:n toimihenkilöiden majoituskulujen ym. rahoitus. Iisalmen Valjakko- urheilijoiden ja VUL:n on vaikea löytää ainoastaan pulkkahiihdon EM-kilpailuista kiinnostunutta sponsoria. Ajon EM-kilpailujen sponsorisopimukset hoitaa yksin- oikeudella Alan Kief. Pyritään lisäämään liiton varainhankintaa EM-kulujen kattamiseen. Lisäksi muodostetaan ”varakassa”, johon siirretään 50 % liiton ja Iisalmen valjakkourheilijoiden hankkimista mainostulojen myyntivoitosta. EM-kilpailujen kisaorganisaatio Todettiin, että ESDRA:lta ei ole tullut vahvistusta EM- kilpailujen toimihenkilöistä. Riitta Kempe tiedustelee asiasta tehtyä päätöstä ESDRA:sta. Nimetään EM-kisojen vastuualueiden yhdyshenkilöt. VUL – kilpailupaikkakunnat: Ari Laitinen ja Juha Kärkkäinen (käynnit kisapaikkakunnilla tarvittaessa. Palaveri tammikuun alussa: Petri Tiitola, Heino Jääskeläinen, Sanna Kärkkäinen ja tarvittaessa mahdollisesti muita hallituksen jäseniä) VUL – ESDRA: Ritta ja Pete Tiitola VUL – sponsorit: Petri Tiitola ja Jyrki Forsman VUL – tiedotusvälineet: Juha Virtanen. Kilpailumatkat EM-kisoissa Todettiin, että ESDRA on hyväksynyt yhden koiran luokan koirahiihdon kilpailumatkoiksi Iisalmen esityksen (SM1 12 km, SW1 10 km, SRL 3x5 km). Kahden koiran koirahiihtoluokkien (SM2 ja SW2) kilpailumatkoista tulee päätös marraskuun lopussa. ESDRA:n mukaan virallista junioreiden koirahiihdon EM-kilpailua ei voida järjestää vuonna 2003, koska sitä ei tunneta toistaiseksi ESDRA:n säännöissä. Iisalmen Valjakkourheilijoiden edustaja, Heino Jääskeläinen, tarkensi hiihdon matkoja seuraavasti: 12 km:n uran pituus on 11.5 km ja 10 km:n uran 9 km. Keskusteltiin myös ajon keskipitkien matkojen kilpailu- matkoista. Rajoitetun luokan kilpailumatkaksi Nurmeksen ratamestari, Kimmo Kortelainen, on ehdottanut 50 km ja avoimen luokan kilpailumatkaksi 65 km. Liiton hallitus esitti toiveen avoimen luokan kilpailumatkan lyhen- tämisestä 50-58 km:iin, jolloin voidaan panostaa enemmän ratojen laatuun. Ilmoittautuminen EM-kilpailuihin Virallinen ilmoittautuminen ESDRA:an 19.2.2003 mennessä. Urheilijakiintiöt (osallistujien lukumäärä) on oltava Iisalmeen tiedossa 19.2.2003. Kilpailijoiden nimet on annettava viimeistään kisaviikolla tiistaina (11.3.03) Heinolle. Lähtöarvonta tehdään Iisalmessa tietokoneella. 6. Vuoden 2003 toiminta- ja taloussuunnitelma (liite) Päätettiin jatkaa vuosikokouksen hyväksymällä budjetilla, koska OPM:n määrärahahakemuksen hakuaika oli jo mennyt umpeen. 7. VUL-lehti Mediakortti vuodelle 2003 on valmistunut (liite 3). Kilpailuilmoitusten hinnaksi päätettiin 30 euroa vuonna 2003. Iisalmelle ja Nurmekselle yksi ilmainen EM-kilpailu- mainos VUL-lehdessä. Jos kilpailujärjestäjät myyvät ilmoituksia lehteen, he saavat 50 % mainostuloista kisajärjestäjälle. 9. Kilpailutoiminta Katsastuskilpailut A-maajoukkueen ulkopuolelle jääneiden, mutta MM- kisamatkasta kiinnostuneiden urheilijoiden on mahdollisuus antaa näyttöjä Hossan Uuden Vuoden kilpailuissa 31.12.- 1.1.2003. MM-kilpailuihin lähtevien minimitavoitteeksi on asetettu sijoittuminen 15. parhaan joukkoon. MM-kisojen viimeinen ilmoittautumisajankohta 17.1.2003. Suomen MM- joukkueen valinnat tehdään loppiaisen (6.1.2003) jälkeen viikolla 2. EM-maajoukkuetta täydennetään alkukauden kilpailunäyttöjen perusteella (kilpailukalenteri liitteenä 3). Lopulliset EM- maajoukkuevalinnat tehdään helmikuun puoliväliin mennessä. Todettiin, että keskipitkien matkojen kilpailijat ovat kritisoineet sitä, että heillä ei ole mahdollista antaa näyttöjä alkukaudella pidemmillä kilpailumatkoilla. Kilpailujärjestäjien puutteen vuoksi lähimmät keskipitkien matkojen kilpailut alkukaudella ovat mm. Ruotsin Kiirunassa, missä myös suomalaisilla ajajilla on mahdollisuus antaa näyttöjä keskipitkien matkojen kilpailuissa. Urheilijoiden toivotaan osallistuvan aktiivisesti kauden 2003 kilpailutoimintaan ja arvo- kilpailuihin, jotka vaikuttavat ratkaisevasti tuleviin valintoihin myös kaudella 2004. Liitto maksaa EM-kilpailuihin osallistuvien maajoukkue- urheilijoiden osanottomaksuja vähintään 1000 euroa. Summa jaetaan tasan sekä ajo- (500 e) että hiihto- puolelle (500 e). Keskipitkien matkojen SM-kilpailun nimeäminen Keskipitkien matkojen SM-kilpailu pidetään EM-kilpailujen yhteydessä Nurmeksessa 14.-16.3.2002, koska muita keskipitkien matkojen kilpailua ei ensi talvena järjestetä. SM-kilpailujen tuomarien nimeäminen 25.-26.1.2003 Jämi, sprintti 4- ja 8-k: Matti Heinonen 8.-9.2.2003 Valkeakoski, koirahiihto: Jarmo Mäntylä 22.-23.2.2002 Savonlinna, pulkkahiihdon pikamatkat ja viestit: Jarmo Mäntylä 22.-23.2.2003 Rautavaara, sprintti 6-k ja avoin luokka: Paula Toivonen 1.-2.3.2003 Vaasa, sprintti 4-k juniorit: Erkki Roukala VUL maksaa SM-kilpailujen tuomareille matkakulut 0.08 senttiä/km ja kohtuuhintaiset majoituskulut. 10. Nuorisotoiminta Nuorten talvileiri järjestetään 31.1.-2.2.2003 Räyskälässä. Liiton ohella järjestävänä seurana toimii Sisä-Suomen Valjakkourheilijat. Sisä-Suomen Valjakkourheilijoille myönnettiin 300 euron avustus leirin järjestämiseen (hakemus liitteenä). Avustus kohdennetaan Riitalan kämpän vuokran maksuun (100 euroa/vrk). Leirin yhteydessä järjestetään nuorille harjoituskilpailut. Leirillä on myös liiton tarvikemyyntiä. 11. Muut esille tulevat asiat Valmistellaan tuomarikoulutusohjelma talven aikana. Kokouksessa nro 2 esitellään asia. Tuomaritoiminnan deadline 1.4.2003. Keskusteltiin ”alokasluokissa” noudatettavasta tuomari- linjasta. Todettiin, että säännöissä on joustamisen varaa alokasluokissa, mutta turvallisuuteen liittyviä sääntöjä on noudatettava. Asian käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa. Todettiin, että harrastajalisenssi tulee käyttöön syyskuussa 2003. 12. Seuraava kokous Seuraava hallituksen kokous pidetään Valkeakoskella lauantaina 8.2.2003 (kilpailujen jälkeen). Esityslistalle tulevat asiat on toimitettava sihteerille kaksi viikkoa ennen kokousta 24.1.2003 mennessä. PÖYTÄKIRJAN VAKUUDEKSI ______________________ ____________________ Petri Tiitola Riitta Kempe puheenjohtaja sihteeri ______________________ ___________________ Juha Virtanen Jarmo Mäntylä pöytäkirjantarkistaja pöytäkirjantarkistaja ---------------------------------------------------------- YHTEISTYÖSOPIMUS LIITE 1 (1) 1 Sopimuksen osapuolet 1.1 Loma-Nurmes Oy / Karelia Charm -reitistömatkailuhanke 1.2 Suomen Valjakkourheilijoiden Liitto Ry (VUL) 2 Sopimuksen kohde 2.1 Loma-Nurmes Oy ja VUL järjestävät Nurmeksessa 14.- 16.3.2003 Karelia Charm-koiravaljakkourheilun Euroopan mestaruus (EM) – kilpailut keskipitkänmatkan ja sprintin luokissa. Loma-Nurmes Oy ja VUL tekevät yhteistyötä kilpailun järjestämisessä ja tapahtuman markkinoinnissa. Yhteistyön sisältö on listattu alla kohdissa 3.1., 3.2 ja 3.3. 3 Yhteistyömuodot 3.1 Loma-Nurmes Oy vastaa seuraavista toimenpiteistä: - tapahtuman internet-sivujen laatiminen osoitteessa: www.hyvarila.com. - tapahtuman ennakkotiedotteiden laatiminen lehdistölle ja kilpailijoille - tapahtuman käsiohjelman ja julisteen laatiminen Kolmepäiväinen kilpailutapahtuman toteuttaminen keski- pitkille matkoille sekä sprinttiin seuraavissa luokissa ESDRA:n EM-kilpailusäännöillä: - keskipitkämatka: avoin luokka (min. 7 koiraa) ja kuuden koiran luokka (min. 4 ja max 6 koiraa) - sprintti: avoin luokka, 8-koiran luokka, 6-koiran luokka, 4-koiran luokka, 4-koiran luokka junioreille (15-17 v.) - VUL:n kahden asiantuntijan majoitus puolihoidolla tapahtuman aikana (ke-su) - Loma-Nurmes Oy tekee parhaansa saadakseen tapahtumalle mahdollisimman suuren näkyvyyden sähköisessä ja painetussa mediassa 3.2 VUL vastaa seuraavista toimenpiteistä: - tapahtumanjärjestäjän vastuuvakuutuksen ottaminen - mahdollisen doping-testauksen järjestäminen - yhteydenpito ESDRA:aan osallistujatietojen päivit- tämiseksi - Yhteydenpito ESDRA:aan päätuomarin ja johtavan eläinlääkärin valitsemiseksi ja hankkimiseksi - osallistumismaksujen tilittäminen keskipitkien matkojen ja sprinttien osalta Loma-Nurmes Oy:n tilille 529901- 28650 sen jälkeen kun niistä on vähennetty ESDRAN osuus (10 000 CHF, joka jaetaan 5000 CHF Nurmes ja 5000 CHF Iisalmi) kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. - mahdollisuus VUL:n toiminnan esittelyyn kilpailu- keskuksessa, maali- ja lähtöpaikoilla - VUL tekee parhaansa saadakseen tapahtumalle mahdollisimman suuren näkyvyyden sähköisessä ja painetussa mediassa 3.3 Tapahtuman sponsorointi Loma-Nurmes Oy on tehnyt Karelia Charm – EM-kilpailujen osalta sopimuksen sponsorihankinnasta yhdessä englanti- laisen yrityksen Campfire Adventures Ltd/Alan Kiff kanssa. Kiffillä on etuoikeus Karelia Charm -sponsorisopimuksien teossa. 4 Ylivoimainen este 4.1 Loma-Nurmes Oy vapautuu tämän yhteistyösopimuksen mukaisista velvoitteista sellaisten suoritusesteiden vuoksi, joiden voidaan osoittaa aiheutuneen vaikutus- mahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota Loma-Nurmes Oy:n ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä, ja jonka seurauksia Loma-Nurmes Oy tai sen jäsenet yksilöinä eivät myöskään kohtuudella olisi voineet estää. Tällainen yllättäväksi ja ylivoimaiseksi luokiteltava este voi johtaa kilpailun keskeytymiseen tai peruuntumiseen. ---------------------------------------------------------- LIITE 1 (2) 5 Erimielisyyksien ratkaiseminen 5.1 Tästä yhteistyösopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ja riitaisuudet ratkaistaan, mikäli niistä ei sopijapuolten välillä päästä neuvotteluteitse yksimielisyyteen, Nurmeksen käräjäoikeudessa. 6 Muutosten tekeminen 6.1 Muutokset tähän yhteistyösopimuksen on tehtävä kirjallisesti ja varmennettava sopijapuolten allekirjoituksin. Sopijapuolen ei katsota luopuneen oikeudesta vedota mihinkään tämän sopimuksen määräykseen tai ehtoon eikä hyväksyneen mitään sopimuksen loukkausta, ellei sellainen luopuminen tai hyväksyminen ole tapahtunut kirjallisesti. 7 Sopimuksen siirtäminen 7.1 Tätä yhteistyösopimusta tai sopimukseen perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta ei voida siirtää kolmannelle ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta. Ilman suostumusta tapahtunut siirto on mitätön. 8 Sopimuskappaleet 8.1 Tätä yhteistyösopimusta on laadittu kaksi samansanaista kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Nurmeksessa 5.11.2002 Jani Karjalainen Petri Tiitola Toimitusjohtaja, Hallituksen puheenjohtaja, Loma-Nurmes Oy VUL ---------------------------------------------------------- VUL-lehti 2003 LIITE 2 Mediatiedot Lehti on Suomen Valjakkourheilijoiden Liiton virallinen tiedotuslehti ja koiravaljakkourheilun erikoislehti, joka jaetaan liiton jäsenseurojen toimihenkilöille, lisenssiurheilijoille ja tilaajille. Jäsenistöllä lasketaan olevan yhteensä n.10.000 koiraa. YHTEYSTIEDOT Lehden julkaisija: Suomen Valjakkourheilijoiden liitto Ry Osoite: Radiokatu 20, 00093 SLU Puhelin: 09-3481 3135 Faksi: 09-3481 2411 Sähköposti: eva-liisa.aunio@vul.fi Päätoimittaja: Juha Virtanen Monninkyläntie 325, 07230 Monninkylä 0400-713 059 juha.virtanen@vul.fi LEVIKKI 1000 kpl (1.1.2003) Neljä numeroa/vuosi TILAUSHINTA Neljä numeroa 10 euroa. Tilaus on jatkuva, ellei peruutusilmoitusta tule liiton toimistoon. ILMESTYMISAIKA Helmikuu, toukokuu, syyskuu, joulukuu Aineisto edeltävän kuukauden 15. päivään mennessä tai sopimuksen mukaan TEKNISET TIEDOT Lehden koko: 210x297 mm (A4) Painopinta-ala: 174x258 mm Palstat: 3 palstaa, leveys 54 mm Rasteritiheys: 50 l/cm Filmiaineisto: Levykkeellä Painopaperi Sisus: 90g G-Print Kansi: 170g Lumiart Painomenetelmä: Offset Sidonta: Stiftaus Painopaikka: Kirjapaino ÄSSÄ Oy ILMOITUKSET Koko ja Hinnat 1/1 sivu 400 euroa 1 /2 sivu 250 euroa 1/4 sivu, neliväri 150 euroa 1/4 sivu, mv 100 euroa 1/8 sivu 60 euroa 1/16 sivu 35 euroa Vuosi-ilmoitukset ja värilisät sopimuksen mukaan, Kennelilmoitukset, 15 kpl/sivulla 30 euroa/vuosi. Kirpputori- ja muut pikkuilmoitukset sekä seurojen kilpailu- ym. ilmoitukset ovat maksuttomia. ---------------------------------------------------------- LIITE 3 VUL:n kilpailu- ja tapahtumakalenteri 2002-2003 Joulukuu 2002 31.12.2002-1.1.2003 Ajo: Sprintti, 4-, 6-, 8-k ja avoinluokka, SH 4-k ja SH 6-k (luokkaa pidemmillä matkoilla), nuortenluokka ja lastenluokka, Hossan matkailuyrittäjät, Hossa Tammikuu 2003 4-5.1. Ajo: Triathlon, 4-6k ja 7-10k, lauantaina kuorma 12km (kuorma 10kg/koira) ja sprintti 12km, sunnuntaina keskipitkämatka 30-35km ja kilpailukoe, SHS ja Old Mushers, Jämijärvi, ilmoittautuminen: 1.1.2003 mennessä Hannu Rauhamaa puh: 06-8649405 tai email: yakoot@nic.fi 18-19.1. Ajo: Sprintti, 4- ja 6-k luokka, kilpailukoe, SHS ja Koskenpään Rantapirtti, Koskenpää, ilmoittautuminen 12.1.2003 mennessä, Pekka Syrjänen, puh. 050-5902585 iltaisin tai email: sainen@co.inet.fi 25-26.1. Ajo: Sprintti 4- ja 8-k SM, 3-k, koirahiihto ja lastenluokka, LSVU, Jämi. Ilmoittautuminen: 17.1.2003 mennessä Paula Toivonen puh: 019-445500 tai 040-7291291 Helmikuu 2003 8-9.2. Pulkka/Koirahiihto: SM, Valkeakoski Ajo: Sprintti, 4- ja 6-k 8-9.2. Ajo: Ruuhirod, 3-, 4- ja 6-k luokka, SHS, Alavieska 7-9.2. Ajo: Sprintti, MM, Todtmoos, Saksa 14-16.2. Ajo: Keskimatka, MM, Bernau, Saksa Pulkka/Koirahiihto: MM 15-16.2. Ajo: SHS-SM, Rautavaara 22-23.2. Pulkka: SM-Pikamatkat ja viestit, Savonlinna 22-23.2. Ajo:Sprintti, 6-k(14.6km) ja avoinluokka(33km) SM, 4-k, SH 6-k (33km), nuorten- ja lastenluokka, Metsäkartano, Rautavaara, ilmoittautuminen: 14.2.2003 mennessä, Veikko Lappalainen, ensisijaisesti sähköpostitse, email: veikko.lappalainen@pp.inet.fi tai puh: 044-3593776 22.2 Ajo: SHS, SM-käyttökoe, Äkry 23.2. Ajo: Sprintti, 3-k luokka, kilpailukoe, SHS, Äkry Maaliskuu 2003 1-2.3. Valjakkoajot, SHS, Vaasa Ajo: Sprintti , Nuoret SM, 4-,6-k, harrastelija-, lastenluokka, koirahiihto ja kuormanveto. Ilmoittautuminen: Mikael Bäckman, puh: 0400-267178, 06-3440522 tai email: huskyfriend@pp.qnet.fi 14-16.3. Pulkka/Koirahiihto, EM, Iisalmi 14-16.3. Ajo: Sprintti ja keskimatka EM, keskimatka SM, Nurmes 28-30.3. Ajo: Tervastulet, 3X50km, Pirttivaara-Raate- Domnanpirtti-Lentiira, VUL 27-31.3 Ajo: Longtrail, n.400km, Hossa-Pirttivaara- Domnanpirtti-Lentiira-paluu Hossaan, VUL