HALLITUKSEN KOKOUS 4/2003 PÖYTÄKIRJA Aika Sunnuntai 31.8.2003 klo 12-16 Paikka Nastola, Ruususentie 4 Läsnä 1/03 2/03 3/03 4/03 Kempe Riitta, pj. x x x x Jukka Wuolijoki, vpj. * * x x Tiitola Petri pj. x x * * Seppä Mikko, vpj. x x * * Forsman Jyrki x - - x Heinonen Matti - - * * Kapanen Jorma x - - - Kärkkäinen Juha x - * * Laitinen Ari - x x - Lappalainen Aki x - * * Mäntylä Jarmo x x x x Syrjänen Pekka - x x - Virtanen Juha - x x - Osmo Hakosalo * * x - Markku Haliseva * * x - Kati Kettumäki, siht. * * x x Katariina Kämppi * * - x 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Riitta Kempe avasi kokouksen klo 12.20. 2. Kokouksen järjestäytyminen Puheenjohtajana toimi Riitta Kempe, sihteeriksi Kati Kettumäki ja pöytäkirjan tarkastajiksi sekä äänten- laskijoiksi Katariina Kämppi ja Jukka Wuolijoki. 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 4. Esityslistan hyväksyminen Lisättiin kilpailutoiminta-kohtaan ja muihin esille tuleviin asioihin muutama uusi kohta. Muutoin esityslista hyväksyttiin. 5. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistus ja alle- kirjoitus Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. Allekirjoi- tuksia varten pöytäkirja postitetaan Markku Halisevalle ja Ari Laitiselle. 6. Kilpailutoiminta 6.1. Kilpailukalenterin esittely Käytiin läpi edellisestä kokouksesta edelleen tarkentunutta ajo- ja hiihtopuolen kilpailukalenteria. Todettiin kalenterin olevan hyvällä mallilla ja kohta valmis julkistettavaksi. Samassa yhteydessä päätettiin laatia hallituksen toimesta vuoden 2005 kisoille valmis kilpailurunko, jonne laitetaan mm. SM-kilpailut ja muut tärkeät kilpailut valmiiksi ja seurat voivat sen jälkeen hakea tietyn viikonlopun kisoja. Näin saadaan kilpailukalenterista parempi kokonaisuus. 6.2. EUROPA-cup hakemukset L-SVU:n hakemus Jämillä 24.-25.1.2004 pidettäviä ajokisoja varten oli ainoa valmiina oleva hakemus. Muut EUROPA-cup kilpailuja mahdollisesti ensi talvena järjestävät seurat ovat Valkeakoski (31.1.-1.2.) ja Iisalmi (7.-8.2.04). Todettiin, että hakemuksien on tultava liittoon lokakuun aikana, jotta ne ehtivät ESDRA:n käsittelyyn. 6.3. Katsastuskilpailut Päätetään myöhemmässä kokouksessa, jahka kilpailukalenteri on kokonaan valmis. 6.4. SM-kilpailujen jakaminen ja tuomareiden nimeäminen Päätetään samassa kokouksessa katsastuskilpailujen kanssa. 6.5. ESDRA:n sääntöjen käytäminen hiihtopuolella Jotkut hiihtopuolen kilpailijat haluasivat siirtyä käytäämään kotimaisissa kilpailuissa ESDRA:n sääntöjä omien kotimaisien sääntöjemme sijasta. Todettiin, ettei hallituksella ei ole valtaa muuttaa sääntökäytäntöä, vaan se on tehtävä vuosikokouksessa. Keskusteltiin siitä, että EM-katsastuksissa ja SM-kilpailuissa voisi olla aiheellista käyttää ESDRA:n sääntöjä, mutta ei muissa. Lisäksi EUROPA-cup kilpailuissa käytetään ESDRA:n sääntöjä. Hallitus valmistelee kilpailusääntöasian vuosikokoukseen, joka voi niin halutessaan muuttaa sääntökäytäntöä. 7. Kilpailulisenssin vakuutukset Jukka Wuolijoki oli selvittänyt asiaa ja paras tarjous oli saatu Tapiolalta. Tapiolalta saatu ehdotus sisälsi kaksi maksuluokkaa: kilpailija 20 euroa ja harrastaja 15 euroa. Pysyvän haitan korvaus olisi 20 000 euroa ja hoitokulu- korvaus maksimissaan 5 000 euroa, mitkä olisivat samat kuin Pohjolalta aeimmin voimassa ollut vakuutus. Edellisetä poiketen Tapiolan vakuutus ei sisältäisi korvausta kuoleman varalta. Myös omavastuuosuus oli vielä tarkentamatta. Tästä huolimatta Tapiolan tarjous vaikutti ehdottomasti parhaimmalta ja edullisuutensa vuoksi kertalisenssin selvittämisestä päätettiin luopuoa. Koska vakuutushinta tulisi olemaan näin edullinen, voisi liiton osuutta lisenssissä kasvattaa nykyisestä 20%:sta suuremmaksi. Alustavasti suunniteltiin kilpailijalisenssin hinnaksi 40 euroa ja harrastajalisenssin hinnaksi 20 euroa. Liiton osuuden nostaminen kaavaillun suuruiseksi vaatii kuitenkin vuosikokouksen hyväksynnän, joten päätettiin järjestää ylimääräinen vuosikokous syyskuun 28. päivä Himoksella klo 13. Samassa yhteydessä voidaan tarvittaessa päivittää jäsenseurojen liitolle maksamaa jäsenmaksua ja myös VUL-lehden asemaa uuden lisenssin kanssa. Hallitus valmistelee ylimääräisen vuosikokouksen asiat. 8. VUL-lehden 3/03 materiaalin läpikäynti Todettiin, että lehti kootaan kokouksen jälkeisellä viikolla ja se sisältää mm. alustavan kilpailukalenterin, ESDRA:n vuosikokousjutun, nuorten leirikertomuksia, artikkelin retkipukeutumisesta, kv. tuomarikoulutuskutsun ja muutamia mainoksia. Lehti tulee jakeluun syyskuussa. Vuoden viimeisen lehden teemaksi voisi tulla varusteet. Yksi juttu aiheesta voisi olla esim. reentekijä Risto Kamusen haastattelu. Joulukuun lehteen saataneen myös muutama mainos lehden menoja kattamaan. 9. Messumateriaalin läpikäynti Turussa 20.-21.9.2003 pidettäville Liiku sporttimessuille on VUL:lta lähdössä PR-tiimin eli Markun, Katariinan ja Katin lisäksi myös Setälän perhe koirineen ja koira- kärryineen sekä puheenjohtaja osalle aikaa. Messuille ollaan työstämässä postereita, ständillä jaettavia esitteitä sekä PowerPoint-esitystä, jota käytetään pohjana VUL:n audiotorio aikoina. Lisäksi toteutetaan arpajaiset, jonka palkintoja kerätään lahjoituksina. Tekeillä on myös oma esittelyvideo, joka toivottavasti valmistuu Liiku-messujen käyttöön. Turun messuilla lajiesittelynä ständillä pyöritellään mm. MM97- ja EM2003- videoita sekä yksityisten omia videoita. Hyvistä kuvista on aina puutetta ja toiveena on esitetty mm. kauden jälkeen netissä pidettävää valokuvagalleriaa, jonne parhaat kuvansa voisi laittaa näytille. Idea oli hyvä ja aiheeseen tullaan palaamaan vielä myöhemmin. PR-tiimi hoitaa puheenjohtajan avustuksella itse messut sekä messumateriaalin valmiiksi. 10. Kv-tuomarikurssin järjestelyt Kurssiviikonlopuksi on vahvistumassa 22.-23.11.2003. Eva- Liisa Aunio hoitaa tapahtuman budjetoinnin ja lentolippu- tilaukset Nils Finsrudille. Nilsin vahvistus kyseiselle viikonlopulle puuttuu vielä, mutta se saataneen ensi viikon aikana, jotta voidaan varata tapahtumalle tilat ja majoitukset. Jarmo Mäntylä kysyy kokous- ja majoitus- pakettia Tampereen Cumulus-hotellista ja Varalan urheiluopistolta. 11. Matkaraportti hiihtäjien Norjan leiristä Jorma Kapanen on kirjoittanut leiristä hallitus- listallekin postitetun lehtijutun, joka tulee seuraavaan VUL-lehteen, joten raporttia ei käyty tässä yhteydessä yksityiskohtaisesti läpi. Leirin todettiin olleen hyödyllinen osallistujilleen. 12. Taloustilanne Tiedossa olevat rahat riittävät näillä näkymin loppuvuoden tiedossa oleviin menoihin, joten talous on tältä osin kunnossa. Saamiset ja perintälistalla olevat tapaukset tulee käydä taas toimistolla läpi ja kysellä taas saatavien perään. Riitta hoitaa asian Eva-Liisan kanssa. 13. Muut esille tulevat asiat 13.1. Rekikoirakurssi Etelä-Suomessa Keskustelufoorumissa oli jokin aika sitten kyselty tällaisen kurssin perään, mutta asian selvittely jäi kesken. Todettiin, että rekikoirakurssi olisi mahdollista järjestää esim. jonkin syystapahtumaviikonlopun yhteyteen ja Jukka Wuolijoki lupautui uudistamaan kyselyn rekikoira- kurssille osallistumisesta kiinnostuneiden selville saamiseksi. Sen jälkeen voidaan alkaa tarvittaessa selvittää kurssin järjestämiseen liittyviä yksityiskohtia. 13.2. IFSS:n toiset sulan maan MM-kisat Espanjassa 29.-30.11. Annettiin tiedoksi hallitukselle. Viime vuonna pidetyissä ensimmäisissä sulan maan MM-kilpailuissa ei suomalaisia ollut mukana. 13.3. L-SVU:n avustushakemukset L-SVU:lta on anonut VUL:lta avustuksia koskien lokakuussa järjestettävää perinteistä reikikoiraseminaaria, johon anottiin 200 euron avustusta sekä tammikuussa pidettäviä Europa-cup kilpailuja, joihin anottiin kilpailun kustannuksiin osallistumista n. 320 euron edestä tai tappiotakuuta. Hallitus totesi, että koska liitolla on varsin niukka budjetti, suositellaan kaikille tapahtumien järjestäjille alijäämäkulujen kattamiseksi sponsoreiden hankkimista tai mainosten myymistä VUL-lehteen. Tappiotakuun antaminen kilpailunjärjestäjille tulee kysymykseen ainoastaan isomissa kilpailuissa (EM- ja MM-taso), joista myös liitolle itselleen on tulossa tuloja. Europa-cup kilpailuihin liitto voi yrittää hankkia sponsoreita. Päätettiin lähettää L-SVU:lle vastauskirje, jossa kohteliaasti kieltäydytään myöntämästä avustuksia anottuihin kohteisiin ja perustellaan ne edellä esille tullein seikoin. 13.4. Sponsorisopimuskuulumisia WSOY:ltä saatiin erä ”Koiran villit sukulaiset” –kirjoja myytäviksi. Rehufirmoja saataneen syksyn seminaareihin sponsoreiksi. Unelmaku Oy on jo alustavasti luvannut tuotepalkintoja kilpailuihin. Pidempiaikaista yhteistyö- viritystä on myös menossa Vetcare –yhtiön ja tytäryhtiönsä RailiPispan kanssa, joka maahantuo Mastery-koiranruokaa. He ovat tarjonneet pitkäaikaista yhteistyösopimusta, joka olisi alkuvaiheessa lähinnä seminaarien ja koulutus- tilaisuuksien järjestämistä ja joista liitto saisi pääsymaksutulot. Yhteistyötoimintaa voidaan kehittää jatkossa molempien osapuolten tarpeita vastaavaksi. 13.5. Nuorten kesäleirikuulumisia Evolla heinäkuun toisena viikonloppuna pidetyllä koira- vaellusleirillä oli mukana kymmenen nuorta koirineen. Myös elokuun toisena viikonloppuna Räyskälässä pidetyllä nuorten leirillä oli leiriläisiä kymmenkunta. Kittilään elokuun ensimmäiselle viikolle suunniteltu vaellusleiri jäi sen sijaan toteutumatta vähäisen kiinnostuksen vuoksi. Todettiin, että seuraavalla kerralla kannattanee aloittaa leiri jo kokoontumalla Etelä-Suomessa ja matkustamalla pohjoiseen kimpassa. Kesäleirit olivat nuorten mielestä onnistuneita ja niille toivottiin jatkoa ensi kesänä. Ensi talveksi suunnitteilla on nuorille talvileiri Evolle metsäoppilaitoksen kämpälle. 13.6. SLU:n liikuntakulttuuriansiomitallit SLU:lta on tullut tiedoksi, että liitto voi anoa liikunta- kulttuuriansiomitalia seura- ja liittotasolla ansioituneille jäsenilleen, jotka ovat ansiokkaasti toimineet usean vuoden ajan lajin hyväksi. Keskusteltiin muutamista ehdokkaista ja päätettiin jättää asia vielä hautumaan. VUL on liittona vielä suht nuori samoin kuin sen seuratkin, joten asia on ajankohtaisempi vuoden tai parin kuluttua. 14. Seuraava kokous Himoksella su 28.9.03 klo 11-13 välittömästi ennen ylimääräistä vuosikokousta 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.00 Pöytäkirjan vakuudeksi Riitta Kempe Kati Kettumäki Puheenjohtaja Sihteeri Katariina Kämppi Jukka Wuolijoki Pöytäkirjan tarkistaja Pöytäkirjan tarkistaja