HALLITUKSEN KOKOUS 6/00 15.10.2000 AIKA Sunnuntaina 15. lokakuuta klo 11.00 alkaen PAIKKA Jämin Lomakeskus, Jämijärvi LÄSNÄ 1/00 2/00 3/00 4/00 5/00 6/00 Wuolijoki Jukka, pj x x x x * Forsman Jyrki x x x - x Heikkinen Juhani x x x - * Jokela Timo - - x - x Karppinen Raimo - x x - * Kempe Riitta x x x - x Mäntylä Jarmo - x x x x Mäntynen Toivo - x x - * Heinonen Pasi x - x - * Tammi Merja - x x - * Vainio Kalevi x x x x x Hämäläinen Sirkka, siht. x x x - - Puolakka Pekka, pj * * * * x Heinonen Matti * * * * x Kapanen Jorma * * * * x Kettumäki Kati * * * * - Kousa Vesa * * * * - Toivonen Paula * * * * x Toimisto: Eva-Liisa Aunio x ========================================================================== 1. KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN 1.1 Kokouksen puheenjohtajana toimi Pekka Puolakka ja kokouksen sihteeriksi valittiin Riitta Kempe. 1.2 Kokouskutsu oli lähetetty hallituksen jäsenille kuusi päivää ennen kokousta (9.10.2000) sähköpos-titse tai faksilla. 1.3 Päätettiin, että koska kymmenellä jäsenellä hallituksen kahdestatoista jäsenestä on sähköpostiosoite, hallituksen asiakirjat toimitetaan heille jatkossa sähköpostitse. Niille hallituksen jäsenille (Heinonen, Mäntylä), joilla ei ole sähköpostiosoitetta asiakirjat postitetaan tai faksataan. 2. LIITON TALOUS 2.1 Todettiin, että liiton tileillä on rahaa noin 40 000 mk, jotka käytetään lähes kokonaisuudessaan VUL-lehden 3/2000 toimittamisesta aiheutuviin kuluihin. Liiton tilanne edellyttää jatkossa hallitukselta huolellista ja tarkkaa taloudenhoitoa sekä mahdollisten sponsoreiden hankintaa. 2.2 Opetusministeriölle (OPM) on lähetetty hakemus 150 000 mk:n suuruisen toiminta-avustuksen saamiseksi. 2.3 Todettiin, että puheenjohtaja osallistuu omalla kustannuksellaan OPM:n järjestämään kaksipäiväiseen laivaseminaariin, jossa käsitellään mm. OPM:n jakamien toiminta-avustuksiin liittyviä asioita. 3. LIITON TOIMINTA 3.1 Keskusteltiin VUL-lehden toimituspolitiikasta. Lehden vuosibudjetti on noin 56 000 mk, josta suurin osa kuluu lehden jakelukustannuksiin (n. 20 mk/lehti). Lehden ilmoitusmyyntiin on panostettava tulevaisuudessa entistä enemmän, jotta lehdestä saadaan tuottava. Yrityksille on painotettava, että toiminnassa on mukana yli 10 000 koiraa, vaikka lehden levikki onkin vain n. 3000 kpl. Päätettiin ottaa yhteyttä mm. koiranruokien valmistajiin ja pyritään saamaan ainakin ajajia sponsoroivien yritysten mainoksia lehteen. Lisäksi otetaan yhteyttä muihin koira-alaa palveleviin yrityksiin esim. lääkefirmoihin sponsorisopimusten saamiseksi. Hallituksen jäsenet kokoavat yhdessä sähköpostilistalle sopivien yritysten yhteystietoja. Puolakka ottaa yhteyttä näihin yrityksiin. 3.2 Siperianhuskyseura on ilmoittanut olevansa halukas liittymään takaisin VUL:oon, mikäli jäsenmaksuperuste muutetaan takaisin lisenssimaksuihin perustuvaksi. Siperianhuskyseuran 700 jäsenestä noin 40 henkilöllä arvioitiin olevan kilpailulisenssi. 3.3 Heinonen esitti muutosta jäsenmaksukäytäntöön niin, että seurojen liitolle maksamat jäsenmaksut perustuvat lisenssien määrään. Esitys jätettiin pöydälle perusteellisempaa selvitystä odottamaan. 3.4 Todettiin, että kohdan 3.3 esitys edellyttäisi VUL-lehden muuttamista maksulliseksi lehdeksi, joka on vapaasti kaikkien, myös muiden lajien harrastajien, tilattavissa. Monien lajiliittojen, esim. palveluskoiraliiton, lehti toteuttaa em. käytäntöä. Tämä edellyttäisi, että lehden ulkoasuun ja sisältöön olisi panostettava aikaisempaa enemmän, mikä puolestaan lisää lehden toimituskustannuksia. Maksullisena VUL-lehden levikki todennäköisesti kuitenkin pienenisi, mikä saattaa vaikuttaa yritysten halukkuuteen mainostaa VUL-lehdessä. Lisenssimaksuihin olisi myös todennäköisesti tehtävä korotus, ja kilpailijat saisivat VUL-lehden automaattisesti lisenssin maksettuaan. Päätettiin jatkaa asian valmistelua. Heinonen ja Vainio selvittävät, minkälaiset ovat VUL-lehden painatus ja toimituskulut Juhani Toivolan omistamassa Kirja Ässäset –yrityksessä Vaajakoskella. 3.5 Puheenjohtaja toivoi VUL:n internetsivuille enemmän kuvia ja myyvyyttä sekä linkkejä VUL:n jäsenseurojen internetsivuille. Päätettiin, että internetsivuille pyydetään valjakkourheilun harrastajilta hauskoja kuvia. Myös mahdollisille sponsoreille tarjotaan mahdollisuus mainostaa VUL:n internetsivuilla. Todettiin, että VUL:n jäsenseuroilla ei ole toistaiseksi omia internetsivuja, joita voitaisiin linkittää VUL:n sivuille. 3.6 Päätettiin, että liiton toimisto säilyy edelleen SLU:n talossa ja liitto ostaa hallintopalvelut syyskuun alusta lähtien pienlajiliittojen hallintopalvelutoimistolta. Toimistoa hoitaa Eva-Liisa Aunio. Kuukausikorvaus hallintopalveluista on 2 000 mk, ja se sisältää toimiston vuokran, sähkön, siivouksen, varastotilat ja hallintopalvelut. Hallintopalveluihin kuuluvat yhteydet kentän ja liiton välillä, rekisterien ylläpito sekä sähköisten tiedotusvälitystoimintojen kehittäminen, edunvalvonta liiton, SLU:n ja opetusministeriön välillä. Liiton toimistossa hoidetaan myös yleistiedotus, hallituksen papereiden taltiointi. 3.7 Vesa-Pekka Lehtomäki oli tehnyt 1 200 mk:n tarjouksen myytävänä olleesta liiton tietokoneesta, monitorista ja printteristä. Tietokone päätettiin kuitenkin säilyttää liiton omistuksessa, ja se on tarpeen vaatiessa liiton asioita hoitavien henkilöiden käytettävissä esim. lehden tekoon. 3.8 Nimettiin eri toimintasektorien vastuuhenkilöt. Lasten ja nuorten liikunnasta vastaavat Riitta Kempe ja Jyrki Forsman. Huippu-urheilusta vastaa Jorma Kapanen yhdessä valmennuspäällikön Kurt Köcherin kanssa. Tuomaritoiminnasta vastaavat Kati Kettumäki (sääntömuutokset) ja hallituksen ulkopuoliset henkilöt Dick Enqvist ja Olavi Karppi. Valjakkourheilun kehittämistoiminnasta vastaavat Pekka Puolakka, Riitta Kempe ja Paula Toivonen ja erityisliikunnasta Kempe ja Toivonen. Kansainvälisestä toiminnasta vastaavat Kati Kettumäki ja Pekka Puolakka. Viestinnästä vastaavat Kalevi Vainio, Paula Toivonen ja Jorma Kapanen. Liiton talousasioista vastaavat Pekka Puolakka ja Jarmo Mäntylä. Liiton sihteerinä toimii Sirkka Hämäläinen. Kilpailutoimikunnan vastuuhenkilö – tai henkilöt päätetään seuraavassa kokouksessa. 3.9 Päätettiin, että Kurt Köher jatkaa OTO-valmennuspäällikkönä. Valmennuspäällikön toivotaan käyvän kauden aikana kilpailupaikoilla ja liiton jäsenseuroissa sekä osallistuvan valmennusleirin järjestämiseen. 4. TOIMINTASUUNNITELMA 4.1 Päätettiin pyytää tarjouksia eri yrityksiltä, joilla on edellytykset (majoitus, ruokailu, harjoitusmahdollisuudet) järjestää ajajien ja hiihtäjien valmennusleiri. Samaan aikaan pyritään järjestämään nuorille hiihtäjille ja ajajille nuorten talvileiri. Kapanen ja Kempe valmistelevat asiaa seuraavaan kokoukseen. 4.2 Esitetään palveluskoiraliitolle yhteisten kilpailujen järjestämisestä. Yhteiset kilpailut edellyttävät Suomen Kennelliiton lupaa avoimien kilpailujen järjestämiseen. Päätettiin järjestää palaveri palveluskoiraliiton puheenjohtajan Tapio Toivolan kanssa. Puolakka ja Kapanen järjestävät palaverin ja neuvottelevat asiasta palveluskoiraliiton kanssa. 5. KILPAILUKALENTERI 5.1 Päätettiin, että Kannuksen ja Sievin maatossa helmikuussa 2001 ajettava Pikkurata-ajot ovat valjakkoajon keskipitkien matkojen SM-kilpailu. 5.2 Jämin valjakkoajon sprinttimatkojen SM-kilpailun yhteydessä maaliskuussa 2001 ajetaan myös nuorten SM-kilpailu ja järjestetään ainakin naruhiihtoluokan kilpailu. 5.3 Lähetetään vanhoille kilpailujärjestäjille kysely, missä tiedustellaan ovatko he kiinnostuneita järjestämään kaudella 2001-2002 valjakkoajo- ja valjakkohiihtokilpailuja. Kyselyn tekijää ei vielä nimetty, koska kilpailutoimikunnalla ei ole toistaiseksi vastuuhenkilöä. 5.4 Todettiin, että kansainvälisten kilpailujen katsastuskilpailuja ei ehditä pitää, koska ilmoittautuminen EM-kilpailuihin on tehtävä keskipitkille matkoille 23.1.2001 mennessä ja sprinttimatkoille sekä hiihtoluokkiin 25.1.2001 mennessä. 5.5 Päätettiin lähettää tiedustelu kauden 1999-2000 kilpailumenestyksen perusteella maan parhaimmille valjakkoajajille ja –hiihtäjille ovatko he kiinnostuneita osallistumaan vuoden 2001 EM- ja MM-kilpailuihin. Heinonen ja Kapanen tiedottavat ennen kyselyn lähettämistä muille hallituksen jäsenille kilpailijat, joille kysely lähetetään. 5.6 Päätettiin, että VUL maksaa EM-kilpailuihin osallistuvien osallistumismaksut. Hallitus päättää seuraavassa kokouksessa EM-kilpailuihin osallistujat. 6. MUUT ASIAT 6.1 Vainio selitti hallituksen edellisen puhelinkokouksen kulun ja esitti siihen liittyvän pöytäkirjan (liite 1). 6.2 Todettiin, että Suomeen pitää saada lisää kansainvälisiä tuomareita. Keskusteltiin Matti Heinosen tuomarioikeuksista. 6.3 Seuraava hallituksen kokous pidetään Ypäjällä lauantaina marraskuun 18. päivä kello 14. Kempe lähettää tarkemmat ajo-ohjeet hallituksen jäsenille. 7. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.30. Vakuudeksi Pekka Puolakka Riitta Kempe puheenjohtaja sihteeri Jyrki Forsman Kalevi Vainio pöytäkirjan tarkistaja pöytäkirjan tarkastaja