Kilpailujärjestäjän ohjekirja

Yleistä kilpailujen järjestämisestä

Kalenteriin kerätään liittoon saapuneet kilpailuhakemukset sekä alustavien keskustelujen perusteella neuvotteluvaiheessa olevien kilpailujen kilpailuajankohtia. Tilanne muuttuu aika ajoin ennen kuin kilpailut loksahtavat kohdalleen. Muutokset, kilpailuhakemukset, tietoja ulkomaisista kilpailuista ym., tieto kilpailujen peruuntumisesta osoitteisiin: kilpailutoimikuntavul.fi sekä toimistovul.fi

Kilpailuhakemukset

Kevätkauden (ennen juhannusta) kilpailut ja talvikauden kilpailut on anottava 31.7. mennessä. Syyskauden (juhannuksen jälkeen) kilpailut on anottava 31.3. ennen seuraavaa kilpailukautta. Anomus on lähetettävä Suomen Valjakkourheilijoiden liitto ry:lle. Liiton hallitus hyväksyy kokouksessaan kilpailun järjestäjän. Hakemuskaavakkeet löytyvät MATERIAALISALKUSTA. Hakemus toimitetaan sähköisenä osoitteeseen:
kilpailutoimikuntavul.fi

Kilpailukalenterin suunnitteluun vaikuttavia tekijöitä:

  • Lumivarmuus: Etelä-Suomen kilpailut keskelle talvea, jolloin lumivarmuus on suurin
  • Matkojen pidentyminen kauden edetessä keskipitkillä ja pitkillä matkoilla
  • Nousujohteisuus: kansallisia kisoja tammikuulle ja helmikuun alkuun lumivarmoilla alueilla (Itä- ja Pohjois-Suomi)
  • SM-kilpailuhakemukset mieluiten kauden loppupuolelle helmikuun puolivälin jälkeen

Kilpailunjärjestäjän tulee toimittaa kilpailukutsut liiton toimistoon (maks. A4), jotta liittosihteeri saa jaettua tiedon VUL-netin ja lehden kautta jäsenistölle. Syksyn kisojen kutsut on lähetettävä toimistoon 30.6. mennessä (tai jo toukokuussa mikäli kutsun haluaa lehteen) ja talven ja kevään kutsut 30.11. mennessä.

Muuta huomioitavaa

Kaksipäiväisten kilpailujen ensimmäisen päivän kilpailun toivotaan alkavan mahdollisuuksien mukaan hieman myöhemmin (hiihdot esim. klo 12-13) kuin toisena päivänä, jolloin kilpailujen alkamisajankohtaa voidaan aikaistaa.

Järjestäjien mikrosirujen lukutehtävää helpottamaan on nettiin luotu lomake, jonka voi printata ja kopioida sitä tarpeellinen määrä. Lomaketta voi jakaa kilpailijoiden täytettäväksi esim. numeroita hakiessa ja pyytää palauttamaan kilpailutoimistoon ennen kilpailijan ensimmäistä starttia. Mikrosirulomake löytyy MATERIAALISALKUSTA.

Vakuutukset oltava kunnossa! Lajiliitto edellyttää, että henkilöllä on lisenssi voimassa kilpailuissa.

Kuluvasta kaudesta 2021-2022 alkaen VUL:n ja sen jäsenseurojen lisenssien tarkistuskäytäntöä muutetaan vastaamaan tietosuojalain vaatimuksia.
 
Lähtökohta on, että urheilija päättää itse tietojensa luovuttamisesta. Lisenssilistoista luovutaan kokonaan.
 

Jatkossa kilpailun järjestäjä tarkistaa kilpailulisenssin ja urheilijan edustaman seuran joko kirjallisen ilmoittautumisen mukana toimitettavasta kuitista tai urheilija voi näyttää lisenssinsä kilpailupaikalla Suomisport-sovelluksesta. Kirjallisen kuitin ilmoittatumisen yhteyteen voi tulostaa Suomisportista. Tarvittaessa apua voi myös pyytää toimistolta.

Kilpailukohtaiset vakuutuslomakkeet ja niihin liitetty maksukuitti pitää toimittaa toimistolle ennen kilpailun alkua.

Liiton nimeämille SM-kilpailujen tuomareille korvataan kilpailuviikonlopulta aiheutuvat matkakulut 0,27 €/km ja kohtuuhintaiset majoituskulut. Tarvittavat lomakkeet löytyvät MATERIAALISALKUSTA. Myös SM-mitalien tilausohje löytyy MATERIAALISALKUSTA.

Kilpailujen järjestämisohjeita ja tarvittavat lomakkeet löytyvät MATERIAALISALKUSTA ja KILPAILUNJÄRJESTÄJÄN OHJESIVULTA.

Vakuutuksista

Suomen Valjakkourheilijoiden liitto ry:n alaisissa tapahtumissa kuten kilpailuissa on voimassa tapaturmavakuutus talkoilijoille ja lisäksi vastuuvakuutus järjestäjälle ulkopuolisille aiheutuneiden vahinkojen varalle. Tämä vakuutus on Pohjolan Tupla-Turva ja se tulee Olympiakomitean:n kautta niille Olympiakomitean lajiliitoille, jotka ovat maksaneet tämän vakuutusturvan. LISÄTIETOA TUPLA-TURVA VAKUUTUKSESTA LÖYDÄT TÄÄLTÄ

Kaikki kilpailijat tulee olla vakuutettu lisenssillä, joko harraste- jolla saa kilpailla harrastesarjoissa ja lisäksi on lajitapaturmavakuutus voimassa harjoittelussa koko lisenssikauden tai kilpailulisenssillä, jossa on rajaton kilpailuoikeus ja vakuutus voimassa koko lisenssikauden. Lisäksi on olemassa kilpailukohtainen vakuutus. LISÄTIETOA LISENSSIASIOISTA LÖYDÄT TÄÄLTÄ

Kilpailukohtainen vakuutus, ohjeet kilpailun järjestäjälle: Kilpailija maksaa osallistumismaksun yhteydessä KILPAILUKOHTAISEN VAKUUTUSMAKSUN. Kilpailunjärjestäjän tehtävä on täyttää kilpailukohtaisten vakuutusmaksujen KAAVAKE, maksaa kaavakkeen ohjeen mukaan kilpailukohtaiset vakuutukset liitolle ennen kilpailun alkua ja lähettää kaavake yhdessä maksukuitin kanssa liiton toimistolle. Kaavakkeessa tulee olla henkilön nimi, paikkakunta jossa asuu sekä lisäksi luokka johon hän osallistuu.

Kilpailukohtaista vakuutusta suositellaan käytettäväksi myös lasten luokissa. Lasten luokissa voidaan kuitenkin hyväksyä myös lapsen oma tapaturmavakuutus, kunhan vanhempi osoittaa ennen kilpailua lapsella olevan vahingon kattavan tapaturmavakuutuksen.